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Quellenangabe: eRecht24

 

Datenschutz-Richtlinie

Datenschutz – Richtlinie
(Fassung 1.0 vom 16.5.2018. Gültig mit Anwendbarkeit der DSGVO ab 25. Mai 2018)

  1. Zielsetzung und Gegenstand der Richtlinie

Die Interkommunale Lärmschutz-Initiative (kurz: ILI) ist hat sich als eingetragener Verein zum Ziel gesetzt, den Lärm des sog. Ruhenden Schienenverkehrs zu reduzieren, siehe auch Satzung des Vereins. Der Verein verfügt über die hierfür erforderlichen Organe, eine Geschäftsstelle, Personen in weiteren Funktionen (Beiräte, Beisitzer etc.) sowie Mitglieder.

Ziel dieser Richtlinie ist es, den Umfang der für die Tätigkeit des Vereins erforderlichen personenbezogenen Daten zu definieren und den Umgang mit diesen Daten festzulegen.

Damit soll dem Datenschutz der Mitglieder, der Geschäftsstelle, der Organe und allen weiteren Betroffenen in angemessener Weise Rechnung getragen werden und Berücksichtigung finden. 

  1. Geltungsbereich

Die Richtlinie gilt für alle natürlichen Personen, die für den Verein in den unterschiedlichen Funktionen – sei es entgeltlich oder ehrenamtlich – tätig sind. 

  1. Aufgaben und Verantwortlichkeiten

3.1. Zur Pflege einer der Zielsetzung des Vereins entsprechenden Mitgliederverwaltung ist es erforderlich, die Daten der Mitglieder zu erheben und zu verarbeiten. Bei diesen Daten handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes bzw. der Datenschutzgrundverordnung, die als Allgemeines Persönlichkeitsrecht des Datensubjekts, insbes. Mitglieder, schutzwürdig sind.

Zu diesen Daten zählen u.a. der Name des Mitglieds, die Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, die Bankdaten, siehe Mitgliedsantrag unabhängig davon, in welcher Art und Weise sie erfasst werden.

Die Geschäftsstelle ist dafür verantwortlich, diese Daten in korrekter Weise zu erfassen. Der Schatzmeister führt das Datenverarbeitungsverzeichnis. Der Zugang ist durch adäquate Maßnahmen (wie Passwort und Verschluss etc.) zu sichern. Eine Weitergabe der Daten an Dritte ist nicht gestattet, es sei denn, der Betroffene (= Datensubjekt) hat ausdrücklich oder konkludent (z.B. Verfassen eines Artikels für den Newsletter mit Namensnennung) zugestimmt. Zudem sind alle weiteren für den Verein tätigen Personen (Vorstand, Beisitzer, Beiräte, Rechnungsprüfer etc.) verpflichtet, in gleicher Weise zu verfahren.

In Zweifelsfällen ist der Vorstandsvorsitzende einzubinden.

3.2. Jede für den Verein tätige Person ist verpflichtet, alle angemessenen Maßnahmen zur Datensicherung zu unternehmen und einem etwaigen Datenverlust vorzubeugen (z.B. Installation von Anti-Viren-Programmen; Updates etc.). Ein etwaiger Verlust bzw. eine Bedrohung der Daten ist unverzüglich dem Vorstandsvorsitzenden anzuzeigen.

3.3. Zum Absenden sogenannter „Lärmmeldungen“ über die Lärmmeldemaske der ILI sind u.a. Angaben zum Ort der Lärmmeldung, Zugnummern, Art der Ursache, Datum und zum Absender erforderlich. Um Lärmmeldungen nach Orten, Regionen und Zügen auswerten zu können, werden diese Daten in einer Übersicht erfasst und regelmäßig mit den Vertretern der jeweiligen Verkehrsverantwortlichen analysiert.

Der Zugang zu dieser Lärmmeldemaske setzt u.a. die Unterzeichnung einer entsprechenden Zustimmung zur Verwendung der Daten voraus, siehe ILI-Lärmmelde-Maske/Datenschutzerklärung.

Eine darüber hinaus Nutzung oder Weitergabe an Dritte ist nicht erlaubt.

3.4. „Dritte“ im Sinne dieser Richtlinie sind alle natürlichen und juristischen Personen, die weder im Vorstand des Vereins sind noch für diesen eine bestimmte Funktion ausüben (z.B. Geschäftsstelle, Rechnungsprüfer, Server-Betreiber, Web-Betreiber, Beisitzer, Beiräte, Steuerberater).

3.5. Personen, die für den Verein in einer bestimmten Funktion tätig sind, erhalten Daten der Mitglieder nur insoweit, als es zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe zwingend erforderlich ist (sog. Grundsatz der Datensparsamkeit).

3.6. Soweit in Ausnahmefällen aufgrund anderer gesetzlicher Bestimmungen (z.B. § 37 BGB) die Weitergabe von Daten verlangt werden kann, ist diesem Verlangen nachzukommen.

3.7. Auf Verlangen des Datensubjekts sind die Daten zu löschen (z.B. Austritt aus dem Verein), es sei denn, dass die Beziehungen zum Datensubjekt etwas anderes erfordern (z.B. offene Rechnungen; rechtliche Auseinandersetzungen). 

  1. Prozesse, Kontrollmaßnahmen und Sanktionen

4.1. Alle Personen i.S.v. Ziffer 3.5. bestätigen schriftlich die Kenntnisnahme und Einhaltung der jeweils geltenden Datenschutz-Richtlinie der ILI. Diese Bestätigungen verwahrt der Vorstandsvorsitzende und berichtet einmal im Jahr im Rahmen der Vorstandssitzung. Jedes Mitglied des Vorstands ist berichtigt, die schriftlichen Kenntnisnahmen nachzufragen bzw. einzusehen.

4.2. Die Geschäftsstelle ermöglicht den Zugang zur Lärmmeldemaske erst nach Eingang der schriftlichen Datenschutz-Erklärung. Der Vorstandsvorsitzende stellt eine regelmäßige Kontrolle des Abgleichs „Lärmmelder“ und „Datenschutzerklärung“ sicher.

4.3. Etwaigen Verdachtsmomenten einer Verletzung des Datenschutzes sind dem Vorstandsvorsitzenden unverzüglich zu melden. Er geht den Hinweisen mit angemessenen Mitteln nach. Eine Verletzung kann den sofortigen Ausschluss aus dem Verein bzw. eine sofortige Beendigung der Vertragsbeziehungen nach sich ziehen. Darüber hinaus kann eine Verletzung zum Schadensersatz verpflichten und/oder zu Geldbußen und Freiheitsstrafen führen.

  1. Verhältnis zu anderen Normen

Diese Richtlinie gilt in Ergänzung bzw. Konkretisierung des Bundesdatenschutzgesetzes sowie der Datenschutz-Grundverordnung und etwaiger weiterer Verordnungen/Gesetze. Die Richtlinie gilt subsidiär. 

  1. Für die Erstellung verantwortliche Einheit

Der Vorstandsvorsitzende ist für die Erstellung verantwortlich.

  1. Genehmigungsinstanz

Der Gesamtvorstand genehmigt die Richtlinie mit einfacher Mehrheit.

  1. Kommunikation

Diese Richtlinie ist allen Organen, der Geschäftsstelle sowie weiteren Funktionen i.S.v. Ziffer 3.5. zur Kenntnis zu geben. Bei Erstverabschiedung bzw. Änderungen ist in einem Newsletter auf die Richtlinie aufmerksam zu machen. Die Richtlinie ist auf der Homepage einzustellen. 

  1. Version 1.0
  1. Inkrafttreten

Diese Richtlinie ersetzt die bisherige „Richtlinien zum Datenschutz“ und gilt ab dem 16.05.2018.

Deisenhofen, den 16.05.2018
Der Vorstand der Interkommunalen Lärmschutz-Initiative e.V.

 

 

Datenschutz-Richtlinie zum Download